وظائف ادارية

{سكرتير تنفيذي}

• الوصف الوظيفي:

يشرف على تقديم الدعم الإداري للمسؤول المباشر من خلال استكمال المهام الرئيسية مثل:

-جدولة الاجتماعات.

-تجهيز / إعادة توجيه المكالمات وإدارة المكالمات الجماعية.

-حجوزات السفر.

يضمن إبلاغ جميع الحاضرين بأجندة الاجتماعات وجداولها الزمنية، والتأكد من مواءمتها لجدول أعمال الحضور.

يضمن إعداد وصياغة محاضر الاجتماعات وتسجيل الحضور.

يساهم في التنسيق مع أصحاب المصلحة المعنيين لإعداد الملفات والمعلومات التي يحتاجها المسؤول المباشر قبل الاجتماعات الرئيسية.

يساهم في إعداد الطلبات والوثائق الواردة للمسؤول المباشر وفقًا للأولوية.

يضمن توافر اللوازم المكتبية في مكتب المسؤول المباشر.

يشرف على إدارة البريد / المراسلات الواردة والصادرة المتعلقة بالمسؤول المباشر.

يساهم في التنسيق لمهام إدارة المرافق (مثل التنظيف) والمهام ذات الصلة بالمكتب.

يشرف على جميع المهام المتعلقة بخدمات الضيافة بالمكتب.

يلتزم بضوابط وسلوكيات العمل وسياسات الأمن السيبراني بالوزارة والإجراءات الخاصة بالوحدة التنظيمية.

يقوم بأي مهام أخرى تكلف من قبل الرؤساء المباشرين.

المهارات:

• التنسيق اللوجستي والإداري
• الفهرسة والتكشيف
• الكتابة والتقارير
• إدارة الوثائق وارشفتها
• إدارة الشؤون الإدارية

المؤهلات العلمية:

-درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي تخصص مرتبط بمجال العمل