المستشار الإداري

إن الاستشارات الإدارية معروفة منذ زمن طويل كخدمة مهنية مفيدة للمديرين، وذلك لتحليل وحل المشكلات التي تواجه مؤسساتهم، وتحسين الأداء المؤسسي، والتعلم من خبرة المديرين الآخرين والمؤسسات، والحصول على فرص عمل جديدة. وقد استفاد مئات الآلاف من المؤسسات الخاصة والعامة على مستوى العالم من خدمات المستشارين الإداريين، إما مع التدريب أو بشكل منفصل عنه مثل إدارة المشاريع، وتكنولوجيا المعلومات، واستشارات مالية وقانونية، وتدقيق، واستشارات هندسية وغيرها من الخدمات المهنية.

يطلق على الشخص الذي يقوم بممارسة أعمال واختصاصات التنظيم والأساليب مسمى ((المحلل الإداري)) أو ((الباحث الإداري)) أو «أخصائي التنظيم وطرق العمل» أو ((خبير التنظيم)). وفي بريطانيا يطلق عليه اسم "ضابط أو أخصائي التنظيم وطرق العمل» (O & M Officer or O & M Mian)، أما في الولايات المتحدة الأمريكية فيطلق عليه اسم المحلل الإداري (management Analyst). ومهما تكن التسميات متنوعة ومختلفة، فإننا سنستخدم لأغراض هذا البحث مسمى «المستشار الإداري» لنشير بذلك إلى الشخص المختص بممارسة أعمال التنظيم والأساليب في المنظمات الإدارية

تحتاج المنظمات ويحتاج الأفراد دائما إلى المشورة، وقد عرف الناس من قديم استشارة الطبيب واستشارة رجال الدين والحكماء، غير أن بروز المستشار الإداري كهوية مستقلة يستشيرها الناس هو ظاهرة حديثة نسبيا، بل أن مكاتب المحاسبة والمحاماة والهندسة قد قامت لفترة طويلة بتلبية الحاجة إلى الاستشارات الإدارية ضمن نطاق عملياتها وأنشطتها لعدم وجود مكاتب استشارات إدارية مؤهلة ويوثق بالقد تزايدت الحاجة إلى مهنة الاستشارات الإدارية المستقلة عن غيرها من المهن للاعتبارات الآتية:

تطور وتنامي المعرفة الإنسانية، وبالتالي تطور وتنامي مجالات التخصص والتخصص الدقيق إلى الحد الذي يتعذر فيه علي المدير أن يحيط بها جميعا، وأن يتقن جوانبها المختلفة، فتزايدت حاجته إلى استشارة المتخصصين

وعلى سبيل المثال فإن المدير المالي المحترف والمؤهل في أي شركة لا يستطيع أن يلمّ بكل الفروع الدقيقة والمتخصصة للعمل المالي والاستثماري، ويكون من الأصلح له وللشركة أن يستعين بأهل الرأي في الأمور التي لا يملك ناصيتها ولا يتقن تفاصيلها

ويرتبط بما سبق أن هناك من وقت لآخر حاجة بالشركة إلى الاستشارة في مجال متخصص لا يكون من المجدي اقتصاديا أن أوظّف المتخصص فيه ضمن قوة العمل المتفرغة بالشركة، بمعني أنه لا يمكن للشركة اقتصاديا أن توظف متخصصين في كل فروع المعارف الإدارية كموظفين متفرغين لديها، ويكون من المنطقي الاستعانة بمستشار متخصص لبعض الوقت في المجالات التي تنشأ الحاجة إلى المشورة فيها لبعض الوقت

واستطرادا على النقطة السابقة فإنه حتى لو استطاعت الشركة أن توظف لديها متخصصين متفرغين في أغلب المجالات، فقد تنشأ الحاجة إلى استشارة متخصصين على مستوي أعلي من التأهيل والخبرة ليس بالإمكان تعيينهم موظفين بالشركة

الهدف العام:

تمكين المتدربين من التعرف على القدرات والمهارات والصفات الأساسية للمستشار الإداري وكذلك التعرف على مستويات التخطيط الاستراتيجي بالإضافة الاطلاع على الهياكل التنظيمية والوظيفية والتعرف على الرقابة الإدارية

محاور الحقيبة التدريبية

اليوم التدريبي الاول

الجلسة التدريبية الأولى: (#المستشار_الإداري)

• تعريف المستشار الإداري.
• القدرات والمهارات والصفات الأساسية للمستشار الإداري.
• مؤهلات وخبرات المستشار الإداري.
• قواعد السلوك للمستشار الإداري.
• أنواع المستشارين الإداريين.
• أسباب فشل المستشار الإداري.
• بطاقة الوصف الوظيفي (المستشار الإداري).

الجلسة التدريبية الثانية: (التخطيط الاستراتيجي المؤسسي)

• استبيان للجهات التي ليس لديها خطة استراتيجية مكتوبة.
• استبيان للجهات التي لديها خطة استراتيجية مكتوبة.
• مفهوم التخطيط الاستراتيجي.
• ملامح التخطيط الاستراتيجي.
• فوائد ومبررات التخطيط الاستراتيجي.
• مستويات التخطيط الاستراتيجي.
• عملية التخطيط الاستراتيجي.
• أساليب إعداد الخطط الاستراتيجية.

اليوم التدريبي الثاني

الجلسة التدريبية الأولى: (التنظيم الإداري والهياكل التنظيمية)

• التنظيم.
• الهياكل التنظيمية والوظيفية.

الجلسة التدريبية الثانية: (إدارة الازمات)

• معنى الازمة.
• أسباب نشوء الآزمة.
• المراحل السابقة للآزمة.
• مراحل إدارة الازمة
• ردود أفعال الناس للازمات.
• هل الأزمات نقمة أم نعمة.
• نموذج أفضل إدارة الآزمة.
• نموذج أسوء إدارة الازمة.
• الوقاية من الأزمات.

اليوم التدريبي الثالث

الجلسة التدريبية الأولى: (المستشار الإداري وحل المشكلات)

• فن حل المشكلات.
• العناصر الأساسية لحل المشكلات.
• المشكلات وأنواعها.
• كيفية اتخاذ القرارات

الجلسة التدريبية الثانية: (الرقابة المالية والإدارية)

• الرقابة الإدارية
• الرقابة المالية

تعليمات وتنظيمات إدارية مفيدة للمدرب

طريقة التدريب للبرامج التدريبية :

يميل المدرب بشكل عام في كافة برامجه التدريبية لإستخدام طرق التدريب التالية :

( المشاغل التربوية ( ورش عمل ) + التعلم التعاوني + المحاضرة التدريبية + تمثيل الأدوار + ورش العصف الذهني .

وسائل التدريب المستخدمة في البرامج التدريبية :

جهاز حاسب آلي محمول + جهاز العرض ( داتا شو ) + شاشة عرض بيضاء + سبورة ورقية عدد 2 + حامل سبورة الورقية + أقلام كبيرة ملونة + تجهيزات صوتية + شريط لاصق شفاف.

مواصفات الصالة التدريبية المطلوبة :

1ـ توفر مسجد أو مصلى قريب من الصالة التدريبية ويراعى أن لا يبعد عن الصالة مسافة تزيد عن 50 متر ( في حالة الدورات النسائية و الرجالية لابد من وجود مصليين منفصلين ) علماً بأننا نستوقف مع كل أذان للصلاة و إعطاء فرصة للمتدربين للاستعداد للصلاة و تأديتها على أن لا تتجاوز تلك الفترة أكثر من 20 دقيقة تشمل فترة استراحة و صلاة .

2ـ وجود دورات مياه مناسبة و نظيفة و قريبة من الصالة ( في حالة الدورات النسائية و الرجالية لابد من وجود دورتين للمياه احدهما نسائية و الأخرى رجالية و منفصلة و قريبة للصالة ) .

3ـ وجود مواقف لسيارات المتدربين بشكل نظامي و مناسب و أمن و قريب من الصالة التدريبية .

4ـ وجود لوحات إرشادية لمقر البرنامج داخل المقر تحمل اسم المؤسسة و البرنامج والمدرب و مقر الدورة و تاريخها و زمن البدء و النهاية .

4ـ الصالة يجب أن تكون واسعة و نظيفة و يكون هناك مساحة إضافية داخل الصالة لتنفيذ التمارين العملية . 

5ـ يتم تنسيق جلوس المتدربين بالتنسيق مع المدرب و يشترط فصل مقاعد النساء عن الرجال بما يتناسب مع شريعتنا و المبادئ و القيم في المجتمع المطبق به الدورة .

و يجلس المتدربين أما على شكل حرف ( U ) أو شكل حرف ( v ) أو على شكل ورش عمل دائرة وتكون الطاولات لها خاصية التعديل و التغيير و يجب أن تكون الكراسي مريحة و متحركة ويتم الاتفاق مع المدرب على الوضعية المناسبة لجلوس المتدربين و التي تضمن راحتهم و التواصل العيني الجيد بينهم وبين المدرب و المعينات التدريبية و تسهل حركة المدرب .

6ـ لابد من وجود صوتيات جيدة في الصالة و وجود لاقط جيبي محمول متحرك ( لاسلكي ) ـ

7 . توضع طاولة لأدوات المدرب و هي جهاز الحاسب الآلي و الحقائب و الأدوات التدريبية .

8 ـ لابد من وجود شاشة عرض كبيرة و سبورة ورقية كبيرة .

9 ـ يتم التنسيق مع إدارة الصالة أنه سيتم تعليق أوراق الشروحات على حامل (ستاند) أو جدار الصالة .

10 ـ يتم التأكد من جودة التهوية للصالة و القدرة على تجدد الهواء بها .

11 ـ إنارة الصالة يجب ان تكون جيده و سيتحسن الإنارة البيضاء .

12 ـ يجب أن لا تكون بالصالة صور تشتت الانتباه او تتنافى مع القيم أو إعلانات لجهات أخرى .

13. في الدورات التي ويكون فيها دائرة تلفزيونية لمتدربين رجال و نساء يراعي جاهزية الدائرة التلفزيونية و أن الأخوات لديهم شاشتين أحدهما بالعرض التدريبي و الأخرى عرض فيديو للمدرب و لديهم ميكرفونات متحركة لغرض الاتصال بين الصالتين .

14ـ يمنع التدخين داخل الصالة التدريبية منعاً باتاً .

15 ـ يتم تكليف عمال للنظافة يقومون بتنظيم و تنظيف الصالة و ترتيبها و تعطير أجوائها قبل بدء البرنامج التدريبي و أثناء فترة التوقف للصالة أو الاستراحة .

16ـ يتم تهوية الصالة بفتح جميع الشبابيك فيها قبل بدء البرنامج التدريبي بساعة لتجديد الهواء و الطاقة و الأكسجين في الصالة كما يتم ذلك بشكل دوري في كل استراحة توقف .

17ـ يتم ترتيب مذكرات المتدربين و كراسيهم و التأكد من صلاحيتها قبل البرنامج التدريبي وأثناء فترات الاستراحة . 

18 ـ تقوم الجهة المنظمة و إدارة الدورة بإعداد بطاقة بأسماء المتدربين توضع أمام كل متدرب لتسهيل التعارف بين المتدربين و تعرف المدرب عليهم

19ـ تقوم الجهة المنظمة بطباعة بطاقات للمتدربين تحمل شعار الجهة التدريبية وشعار مهارات النجاح و مسمى البرنامج التدريبي و تعلق على صدر المدرب و يتم استلامها من سكرتارية الدورة عند بوابة الصالة التدريبية و عند خروج المتدرب لخارج الصالة يتم تسليمها لسكرتارية الدورة لحساب زمن حضور المتدرب و لضبط النظام و الحضور بالدورة 

20ـ يراعى في الألوان ديكور الصالة أن تكون فاتحة و هادئة .

21ـ تستبعد كل الكراسي الزائدة عن عدد المتدربين بالصالة و يراعى ذلك بشكل دوري .

22ـ يوضع للمدرب كرسيين مرتفعين ليتمكن الحضور من رؤية المدرب أثناء التطبيقات و أثناء جلوسه على الكرسي .

23ـ يراعى وجود طابعة بالصالة التدريبية لغرض طباعة النماذج التدريبية الطارئة .

24ـ توضع طاولة استقبال بجانب بوابة الصالة التدريبية من الجهة الخارجية و تقوم سكرتارية الدورة باستعمالها في استقبال المتدربين و تنسيق الحضور و الانصراف و الرد على الاستفسارات .

25ـ يوضع ستاند ترحيبي خارج بوابة القاعة التدريبية باسم المؤسسة وشعارها و البرنامج والمدرب و مقر الدورة و تاريخها و زمن البدء و النهاية و يرحب فيه بالمشاركين .

26ـ توضع لوحة إعلانية كبيرة داخل الصالة التدريبية توضع خلف المدرب و تحمل اسم المؤسسة و شعارها البرنامج والمدرب و مقر الدورة و تاريخها.

27ـ توضع لوحات ترحيبه وتحفيزية للمتدربين بالمداخل و الممرات الموصلة لمقر الدورة .

29ـ يتم التأكد بشكل دوري من نظافة دورات المياه و تعطيرها و تعقيمها و توضع بها لوحات ترحيبه بالمتدربين .

( راجع الملحقات ـ ملحق التصميم المثالي للصالة التدريبية )

البوفيه :

يعد بوفيه للمتدربين بواقع مرتين يوميا ويشمل على مياه + عصيرات طازجة + معجنات + شاي + قهوة + كبتشينو + كيك ( ويراعى التجديد و الابتكار و حسن التقديم ) .

كما يتم وضع المواد التالية على طاولة المتدربين و لكل متدرب :

1ـ قنينة مياه صحية نقية و أصلية كبيرة وتكون جديدة وباردة .

2ـ يوضع كوب زجاجي نظيف لكل متدرب بجانب قنينة الماء .

3ـ لكل متدربين توضع علبة محارم صحية جديدة على طاولة المتدربين .

3ـ توضح على كل طاولة مجموعة من الحلوى التي تذاب بالمص و تكون من النوع المنعش الذي يحوي كمية سكاكر طبيعية للمساعدة على التنشيط .

المذكرات و المواد التعليمية :

سيقدم المدرب لمنسق الدورة في وقت أقصاه 72 ساعة مذكرة الدورة و هي تشمل ( العرض التقدمي للدورة + المادة العلمية + تمارين الدورة ) و هي ذات حقوق مملوكة فكرياً للمدرب وتحمل شعار مهارات النجاح و يتم تصويرها و تغليفها بشكل مناسب و يجب أن يوضع اسم المدرب و شعار مهارات النجاح وموقعها على الانترنت و أرقام الاتصال بها بشكل بارز على غلاف المذكرة التدريبية حيث ( راجع الملحق ـ ملحق أغلفة الحقائب التدريبية ) و يتم تصويرها و تغليفها بشكل فاخر على حساب الجهة المنظمة ويحسم مبلغ التصوير من إيرادات الدورة .

وسائل تقييم وتقويم البرامج التدريبية :

1ـ وسائل تقويم من قبل المدرب و إدارة الدورة :

التدريب هو عبارة عن سد فجوة الأداء و حتى ينجح البرنامج التدريبي فهناك منظومة من العوامل تساهم في إنجاح البرنامج و هي المدرب و إدارة الدورة و الخدمات و الصالة التدريبية والحقيبة التدريبية و الأهداف التدريبية و المتدربين و البيئة التدريبية الداخلية و الخارجية وعليه يتم تقويم الدورة قبل و أثناء و بعد لدورة حيث يتم عقد اجتماع قبل البرنامج التدريبي لتأكد من الاحتياجات التدريبية للمتدربين و معرفة الأهداف التدريبية لهم و للجهة التدريبية و استعراض البرنامج التدريبي و توزيع المهام على المشاركين في التنفيذ ( راجع الملحقات - ملحق الاجتماع التقويمي للبرنامج –أهداف الاجتماع القبلي ) كما يعقد اجتماع يومي بعد نهاية البرنامج التدريبي يومياً بربع ساعة و يستمر لمدة 30 دقيقة ويضم المدرب والجهة الهيئة التدريبية و مدير البرنامج و مدير الخدمات لاستعراض برنامج اليوم التدريبي و مناقشة وسائل التحسين في اليوم التالي ( راجع الملحقات - ملحق الاجتماع التقويمي للبرنامج – اجتماع تقويم اليوم التدريبي ) كما يعقد اجتماع ختامي بعد نهاية البرنامج التدريبي و لمدة ساعة للتقويم النهائي للبرنامج و يذكر به توصيات للتحسين في البرنامج عند عرضه مرة أخرى (راجع الملحقات - ملحق الاجتماع التقويمي للبرنامج – اجتماع التقويم النهائي للبرنامج )

و يعتمد في التقويم الأولي لوحة التوقعات واستمارات الخبرات للمتدربين ( راجع الملحقات - ملحق لوحة التوقعات و استمارة الخبرات للمتدربين) حيث يتم الطلب من المشاركين تعبئة هذه الاستمارات قبل بدء البرنامج التدريبي أما التقويم أثناء و بعد البرنامج فيعتمد على أساليب الملاحظة و القياس و استمارات التقويم من المتدربين بشكل يومي ولوحة التقويم .

2 ـ وسائل التقويم من قبل المتدربين :

أـ استمارات الخبرات ( راجع الملحقات - ملحق لوحة التوقعات و استمارة الخبرات للمتدربين)

ب ـ استمارة التقويم اليومي و النهائي ( راجع الملحقات ـ ملحق استمارة تقويم برنامج تدريبي )

ج ـ لوحة التقييم اليومي ( راجع الملحقات - ملحق لوحة التقييم اليومي )

د ـ سلة الاقتراحات ( راجع الملحقات - ملحق سلة الاقتراحات) 

و يتم دراسة هذه الوسائل التقويمية بشكل دوري و تحليلها باستخدام برنامج اكسل بشكل يومي ( راجع الملحقات - ملحق تحليل استمارة التقويم للبرنامج التدريبي)

شروط اجتياز أي برنامج تدريبي :

لكل يستطيع المشارك المشارك الحصول على شهادة اجتياز البرنامج التدريبي فلابد من ان يقوم بالتالي :

حضور ما لا يقل عن 90% من عدد ساعات البرنامج التدريبي .

المشاركة الفعالة في كافة فعاليات البرنامج التدريبي .

اجتياز الاختبارات التدريبية التي يقوم المدرب بتصميمها للمشاركين .

ضوابط لابد من مراعاتها أثناء تنظيم البرنامج التدريبي :

1ـ المدرب هو قائد فريق العمل في البرنامج التدريبي و يعبر رئيس الفريق و له الحق في الطلب من الجميع مضاعفة الجهد و العطاء .

2ـ يقوم منسق الدورة أو مديرها بعقد جلسة تعريفية خاصة مع المدرب قبل بدء البرنامج التدريبي بيوم على أقل تقدير يوضح له خلفية المشاركين و احتياجاتهم التدريبية و أبرز المشكلات التي تواجههم و تواجه المجتمع المحيط بيئتهم و خلفياتهم الدينية و الطائفية والثقافية و الدينية و الاقتصادية و الاجتماعية و الوظيفية .

3ـ تعقد يومياً في نهاية اليوم التدريبي جلسة لتقييم كل يوم تدريبي تضم المدرب و مدير الدورة والمنسق وذلك لدراسة ملاحظات المتدربين و المدرب و إدارة الدورة و العمل على تفعيل الدورة .

4ـ يمنع التدخين داخل الصالة التدريبية أو الممرات المؤدية إليها أو في دورات المياه و خاصة فريق تنظيم البرنامج الإداري و التسويقي و التدريبي .

5ـ يلتزم جميع الفريق التدريبي و الإداري و التسويقي باحترام أوقات الصلاة و أدائها في أوقاتها جماعة مع المتدربين لأنهم يمثلون قدوة لغيرهم حيث سيتم التوقف مع الأذان مباشرة لأداء الصلاة و لا يجوز بأي حال تأخيرها أو تعطيلها .

6ـ يمنع دخول أي شخص غير مشارك في البرنامج التدريبي لداخل القاعة إلا بإذن خاص من المدرب شخصياً و بما يخدم البرنامج التدريبي و للمدرب و حده حق تحديد دخوله من عدمه .