الإدارة المكتبية | Office Administration

نبذة عن الدورة

دورة الإدارة المكتبية برنامج تدريبي مهني يهدف إلى تطوير المهارات الأساسية اللازمة لإدارة المكاتب وتنظيم الأعمال والمهام الإدارية بكفاءة واحترافية.

تركز الدورة على تزويد المشاركين بالمعارف والمهارات العملية في مجالات تنظيم الأعمال المكتبية، إعداد المراسلات والتقارير، إدارة الملفات والأرشفة، تنظيم الاجتماعات والمواعيد، الاتصال والتواصل الإداري، استخدام تطبيقات الحاسب، وإدارة الوقت والمهام.

وتساعد الدورة المشاركين على تطوير قدراتهم المهنية بما يمكنهم من أداء المهام الإدارية اليومية بكفاءة، وتحسين مستوى التنظيم والإنتاجية داخل بيئة العمل.

أهداف الدورة

• التعرف على أساسيات الإدارة المكتبية وتنظيم الأعمال الإدارية.
• تطوير مهارات تنظيم وإدارة المهام المكتبية اليومية.
• اكتساب مهارات إعداد المراسلات والتقارير الإدارية.
• التعرف على أساليب تنظيم الاجتماعات والمواعيد.
• تطوير مهارات حفظ الملفات والأرشفة الإلكترونية.
• تحسين مهارات الاتصال والتواصل في بيئة العمل.
• استخدام تطبيقات الحاسب في تنفيذ الأعمال المكتبية.
• تطوير مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات.
• تحسين القدرة على متابعة المهام والأعمال الإدارية.
• تعزيز الكفاءة المهنية والإدارية في بيئة العمل.

مخرجات التعلم

بنهاية الدورة، سيكون المشارك قادرًا على:

• تنظيم الأعمال والمهام المكتبية بطريقة فعالة.
• إعداد المراسلات والخطابات الإدارية بأسلوب مهني.
• إعداد التقارير الإدارية وتنظيم المعلومات.
• تنظيم الاجتماعات والمواعيد ومتابعتها.
• إدارة الملفات والمستندات بطريقة منظمة.
• تطبيق أساليب الأرشفة الإلكترونية وحفظ الوثائق.
• استخدام تطبيقات الحاسب الأساسية في الأعمال المكتبية.
• التواصل مع الموظفين والمراجعين والعملاء بطريقة مهنية.
• تنظيم الوقت وتحديد الأولويات وإنجاز المهام بكفاءة.
• التعامل مع الأعمال الإدارية اليومية بصورة أكثر احترافية.

المحاور التدريبية

1. أساسيات الإدارة المكتبية

• مفهوم الإدارة المكتبية.
• أهمية الإدارة المكتبية في بيئة العمل.
• مهام ومسؤوليات الموظف الإداري.
• تنظيم الأعمال والمهام المكتبية.
• مبادئ التنظيم الإداري.
• دور الإدارة المكتبية في رفع كفاءة العمل.

2. تنظيم الأعمال والمهام الإدارية

• تخطيط الأعمال اليومية.
• ترتيب المهام حسب الأولوية.
• متابعة الأعمال والمهام.
• تنظيم سير العمل المكتبي.
• التعامل مع المهام المتعددة.
• متابعة إنجاز الأعمال الإدارية.

3. المراسلات الإدارية

• مفهوم المراسلات الإدارية.
• أنواع المراسلات والخطابات.
• عناصر الخطاب الإداري.
• إعداد وصياغة المراسلات.
• تنظيم المراسلات الواردة والصادرة.
• أساليب التواصل الكتابي المهني.
• أخطاء شائعة في المراسلات الإدارية.

4. إعداد التقارير الإدارية

• مفهوم التقرير الإداري.
• أنواع التقارير.
• عناصر التقرير الجيد.
• جمع وتنظيم المعلومات.
• إعداد التقارير بطريقة واضحة ومنظمة.
• عرض النتائج والمعلومات.
• المراجعة والتدقيق قبل إرسال التقارير.

5. إدارة الملفات والوثائق

• أهمية إدارة الملفات.
• تصنيف وترتيب الوثائق.
• طرق حفظ المستندات.
• تنظيم الملفات الورقية.
• إدارة الملفات الإلكترونية.
• سهولة الوصول إلى الوثائق واسترجاعها.
• المحافظة على سرية المستندات والمعلومات.

6. الأرشفة الإلكترونية

• مفهوم الأرشفة الإلكترونية.
• أهمية التحول من الأرشيف الورقي إلى الإلكتروني.
• تنظيم المستندات والملفات الرقمية.
• تصنيف الملفات الإلكترونية.
• تسمية الملفات بطريقة منظمة.
• حفظ واسترجاع الوثائق إلكترونيًا.
• مبادئ حماية وأمان الوثائق الرقمية.

7. تنظيم الاجتماعات والمواعيد

• التخطيط للاجتماعات.
• إعداد جدول الأعمال.
• تنسيق مواعيد الاجتماعات.
• تجهيز المستندات المطلوبة للاجتماع.
• تسجيل محاضر الاجتماعات.
• متابعة القرارات والتوصيات.
• إدارة جدول المواعيد والارتباطات.

8. الاتصال والتواصل الإداري

• مفهوم الاتصال الإداري.
• عناصر عملية الاتصال.
• مهارات التواصل الفعال.
• مهارات الاستماع.
• التواصل الشفهي والكتابي.
• التعامل المهني مع الزملاء والمراجعين.
• التعامل مع المواقف الإدارية المختلفة.

9. تطبيقات الحاسب في الأعمال المكتبية

• دور التقنية في تطوير الأعمال المكتبية.
• استخدام تطبيقات معالجة النصوص.
• إعداد وتنسيق المستندات.
• تنظيم البيانات والجداول.
• إعداد العروض التقديمية.
• إدارة الملفات الإلكترونية.
• استخدام البريد الإلكتروني في بيئة العمل.

10. إدارة الوقت وتنظيم الأولويات

• مفهوم إدارة الوقت.
• تحديد الأولويات.
• التخطيط للمهام اليومية.
• تنظيم جدول العمل.
• التعامل مع ضغوط العمل.
• الحد من المشتتات.
• تحسين الإنتاجية وإنجاز المهام في الوقت المحدد.

11. المهارات المهنية للموظف الإداري

• الالتزام والانضباط في العمل.
• تحمل المسؤولية.
• الدقة في تنفيذ المهام.
• المحافظة على سرية المعلومات.
• العمل بروح الفريق.
• التعامل الاحترافي مع الآخرين.
• المبادرة وتحمل المسؤولية.
• تطوير الأداء المهني باستمرار.

12. تطبيقات عملية في الإدارة المكتبية

• إعداد نموذج لمراسلة إدارية.
• إعداد تقرير إداري.
• تنظيم ملفات ووثائق العمل.
• إنشاء نظام مبسط للأرشفة.
• إعداد جدول للمواعيد والاجتماعات.
• إعداد محضر اجتماع.
• تنظيم المهام اليومية وترتيب الأولويات.
• تطبيق مهارات التواصل الإداري في مواقف عملية.

الفئة المستهدفة

• موظفو الإدارة والمكاتب.
• السكرتارية والمساعدون الإداريون.
• موظفو الاستقبال وخدمة العملاء.
• الموظفون الإداريون في القطاعين الحكومي والخاص.
• مسؤولو المكاتب والشؤون الإدارية.
• الموظفون الراغبون في تطوير مهاراتهم الإدارية.
• الباحثون عن عمل في الوظائف الإدارية والمكتبية.
• حديثو التخرج الراغبون في اكتساب مهارات العمل المكتبي.
• كل من يرغب في تطوير مهارات التنظيم وإدارة الأعمال المكتبية.

المهارات التي يكتسبها المتدرب

بنهاية الدورة، يكتسب المشارك مجموعة من المهارات المهنية، أبرزها:

• إدارة وتنظيم الأعمال المكتبية.
• إعداد المراسلات والخطابات الإدارية.
• إعداد التقارير.
• إدارة الملفات والوثائق.
• الأرشفة الإلكترونية.
• تنظيم الاجتماعات والمواعيد.
• الاتصال والتواصل الإداري.
• استخدام تطبيقات الحاسب في الأعمال المكتبية.
• إدارة الوقت وترتيب الأولويات.
• تنظيم المهام والمتابعة الإدارية.
• العمل بكفاءة ضمن بيئة مكتبية احترافية.

مدة الدورة

3 أشهر

الشهادة

شهادة معتمدة من المؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني، وفق المعلومات المقدمة للدورة.

رسوم الدورة

1,499 ريال

خيارات السداد

إمكانية التقسيط عبر تابي وتمارا.

أهمية دورة الإدارة المكتبية للمسار المهني

تمثل الإدارة المكتبية عنصرًا أساسيًا في نجاح مختلف بيئات العمل، حيث تعتمد المنشآت على الموظفين الإداريين في تنظيم المراسلات والوثائق والمواعيد والاجتماعات ومتابعة الأعمال اليومية.

ومن خلال هذه الدورة، يطور المتدرب مجموعة من المهارات العملية التي تساعده على أداء المهام الإدارية بكفاءة أكبر، وتحسين مستوى التنظيم والإنتاجية، والتعامل مع متطلبات بيئة العمل بصورة أكثر احترافية.

كما تمنح الدورة أساسًا مهنيًا مناسبًا للراغبين في تطوير مسارهم الوظيفي في المجالات الإدارية والمكتبية.

للتسجيل والاستفسارات

📞 0552668554

للتواصل مع خدمة العملاء على الواتساب انقر هــــــــــــــنـــــــــــــــــا