السكرتارية الإدارية

يهدف هذا البرنامج التدريبي إلى تطوير مهارات السكرتارية الإدارية الحديثة من خلال الجمع بين المهارات التنظيمية، والتقنية، والبروتوكول الإداري، بما يضمن رفع كفاءة العمل المكتبي وتحسين جودة الأداء المؤسسي.

يركز البرنامج على تمكين المتدرب من إدارة المعلومات والوثائق باحترافية، وتطوير مهارات التواصل، وتنظيم الوقت، واستخدام أدوات التحول الرقمي في بيئة العمل الحديثة

معلومات البرنامج السكرتارية الإدارية

• المدة: يومان تدريبيان
• إجمالي الساعات: 10 ساعات تدريبية
• زمن الجلسة التدريبية: ساعتان ونصف لكل جلسة

الفئة المستهدفة:

• موظفو السكرتارية – مساعدو الإدارة – موظفو المكاتب التنفيذية – العاملون في الدعم الإداري

.

أهداف البرنامج

يستهدف البرنامج تحقيق مجموعة من الأهداف المهنية المتقدمة، أبرزها:

• بناء فهم شامل للدور الاستراتيجي للسكرتير الحديث داخل المؤسسات.
• تمكين المتدرب من إدارة تدفق المعلومات والوثائق بكفاءة عالية.
• تطوير مهارات إدارة الوقت وتقليل ضغوط العمل المكتبي.
• تعزيز مهارات الاتصال اللفظي وغير اللفظي لتمثيل المؤسسة باحترافية.
• إتقان فنون الصياغة الرسمية والمراسلات الإدارية.
• إدارة الاجتماعات قبل وأثناء وبعد الانعقاد بكفاءة تنظيمية.
• توظيف أدوات التحول الرقمي والذكاء الاصطناعي في تحسين الأداء المكتبي.

محاور البرنامج التدريبي

اليوم الأول: الأسس والمهارات التنظيمية في السكرتارية

الجلسة الأولى: مدخل إلى السكرتارية والتميز الإداري

• مفهوم وأهمية السكرتارية في المؤسسات الحديثة.
• الفرق بين السكرتارية التنفيذية والإدارية والخاصة.
• المهارات الشخصية والسلوكية للسكرتير المحترف.

الأرشفة والذكاء التنظيمي للمعلومات

• دورة حياة الوثائق الإدارية.
• أنظمة التصنيف والترميز (أبجدي – عددي – موضوعي – جغرافي).
• الأرشفة الورقية مقابل الأرشفة الإلكترونية.

الجلسة الثانية: إدارة الوقت والتواصل الفعال

إدارة الأولويات وضبط العمل

• تحليل مضيعات الوقت في بيئة العمل.
• تطبيق مصفوفة الأولويات (مهم / عاجل).
• إدارة المقاطعات الهاتفية والمواقف الطارئة.

كفاءة الاتصال والذكاء الاجتماعي

• مهارات استقبال الزوار وبروتوكول المكتب.
• الاتصال الهاتفي الفعال وفن الإنصات.
• التعامل مع الشخصيات الصعبة والمتذمرة بذكاء مهني.

اليوم الثاني: الدعم الإداري والتقني في السكرتارية

الجلسة الأولى: المراسلات والاجتماعات الإدارية

المراسلات والتقارير الإدارية

• أنواع المراسلات الإدارية (خطابات – مذكرات – تعاميم).
• الهيكل الفني للرسالة الرسمية.
• إعداد التقارير الدورية وجمع البيانات وتحليلها.

إدارة وتنظيم الاجتماعات

• التخطيط والتحضير للاجتماعات.
• إعداد جدول الأعمال (Agenda).
• متابعة تنفيذ قرارات الاجتماعات.

الجلسة الثانية: التحول الرقمي والبروتوكول المهني

التكنولوجيا في السكرتارية

• استخدام الحوسبة السحابية في إدارة الملفات.
• تنظيم البريد الإلكتروني باحترافية.
• تطبيقات الذكاء الاصطناعي في تلخيص المهام وتنظيم العمل.

🤝 الإتيكيت المهني والبروتوكول الإداري

• قواعد الإتيكيت في بيئة العمل المكتبي.
• التعامل مع كبار الشخصيات (VIP).
• إدارة المواقف الحرجة والاتصال الدبلوماسي.

محتويات الحقيبة

استمارات التقييم والبيانات 2

الباوربوينت 100

الدليل التعريفي 5

دليل الأنشطة 4

دليل المدرب 60

دليل المتدرب 59

محتويات الحقيبة 7

نموذج الحقيبة التدريبية

كرماُ الضغط هنا للإطلاع على نموذج الحقيبة التدريبية