دورة مهارات السكرتاريه التنفيذيه وادارة المكاتب

دورة مهارات السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب الحديثة

من التنظيم الإداري التقليدي إلى الاحتراف التنفيذي والتميز الرقمي

✨ هل تطمح إلى تطوير مهاراتكِ الإدارية، وتعزيز كفاءتكِ المهنية، والتميز في إدارة المكاتب ودعم القيادات؟

في عالم الأعمال المتسارع، أصبحت السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب الحديثة من الركائز المهمة لنجاح المؤسسات؛ لما تؤديه من دور محوري في تنظيم الأعمال، وإدارة الوقت، وتنسيق الاجتماعات، ومتابعة القرارات، وتسهيل التواصل الإداري، وتوظيف التقنيات الحديثة لرفع الإنتاجية وتحسين جودة الأداء.

تأتي دورة

مهارات السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب الحديثة

لتمنح المشاركين فرصة تطوير معارفهم ومهاراتهم في الممارسات الإدارية الاحترافية، والتعرف على الأساليب الحديثة في التنسيق والمتابعة التنفيذية، والاستفادة من تطبيقات Microsoft 365 والذكاء الاصطناعي في تطوير الأعمال المكتبية.

🎯 الهدف العام من الدورة

تطوير المهارات المهنية والإدارية اللازمة لممارسة أعمال السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب بكفاءة واحترافية، وتعزيز القدرة على دعم القيادات، وتنظيم الأعمال والمراسلات والاجتماعات، وإدارة المهام والوثائق، والاستفادة من الحلول الرقمية الحديثة في تحسين الأداء والإنتاجية.

📚 المحاور التدريبية

🗓️ اليوم الأول: الاحتراف في السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب

1. المفاهيم الحديثة للسكرتارية التنفيذية ودورها في دعم القيادات

• التعرف على مفهوم السكرتارية التنفيذية الحديثة وأهميتها في بيئة العمل.
• فهم الأدوار والمسؤوليات المرتبطة بدعم القيادات والإدارات العليا.
• التعرف على دور المساعد التنفيذي في تنظيم الأعمال وتيسير الإجراءات الإدارية.
• تعزيز التكامل بين السكرتارية التنفيذية وأهداف المؤسسة.

2. المهارات والكفاءات الأساسية للمساعد التنفيذي المحترف

• التعرف على المهارات المهنية والشخصية التي يحتاج إليها المساعد التنفيذي.
• تنمية مهارات التنظيم والدقة والتواصل وتحمل المسؤولية.
• تطوير القدرة على ترتيب الأعمال والتعامل مع المهام المتعددة.
• تعزيز السلوك المهني والقدرة على التعامل باحترافية داخل بيئة العمل.

3. إدارة الوقت وتنظيم الأولويات وجدولة الأعمال

• التعرف على أساليب إدارة الوقت واستثماره بكفاءة.
• ترتيب الأولويات وفق الأهمية والاستعجال.
• تنظيم المهام اليومية والأسبوعية وإعداد جداول العمل.
• الحد من هدر الوقت وتحسين استثمار الموارد المتاحة.
• تطوير القدرة على إنجاز الأعمال وفق الخطط والمواعيد المحددة.

4. تنظيم المواعيد والاجتماعات والبروتوكولات الرسمية

• تنظيم جداول المواعيد والتنسيق بين الأطراف المعنية.
• التخطيط للاجتماعات وتجهيز متطلباتها الأساسية.
• التعرف على قواعد البروتوكول والإتيكيت المهني في التعاملات الرسمية.
• تنظيم إجراءات استقبال الزوار والتعامل مع القيادات والضيوف.
• تعزيز الاحترافية في إدارة المناسبات والاجتماعات الرسمية.

5. أخلاقيات العمل والسرية المهنية

• فهم أهمية الالتزام بأخلاقيات العمل والسلوك الوظيفي.
• المحافظة على سرية المعلومات والوثائق والمراسلات.
• تعزيز النزاهة والمسؤولية المهنية في أداء المهام.
• التعامل مع المعلومات الحساسة وفق الصلاحيات والإجراءات المعتمدة.
• بناء الثقة المهنية والمحافظة على خصوصية بيئة العمل.

🗓️ اليوم الثاني: الاتصال الإداري والتنسيق والمتابعة التنفيذية

1. مهارات التواصل الفعّال والتعامل مع القيادات وأصحاب المصلحة

• تطوير مهارات التواصل الشفهي والكتابي في بيئة العمل.
• اختيار أساليب التواصل المناسبة للمواقف المهنية المختلفة.
• تعزيز مهارات الاستماع والإنصات وفهم الاحتياجات.
• التعامل باحترافية مع القيادات والزملاء والمراجعين وأصحاب المصلحة.
• تحسين التنسيق بين الإدارات والأطراف ذات العلاقة.

2. إعداد المراسلات والخطابات والتقارير التنفيذية

• التعرف على أسس إعداد المراسلات والخطابات الرسمية.
• تنظيم المعلومات وصياغتها بوضوح ودقة.
• إعداد التقارير التنفيذية بأسلوب مهني منظم.
• مراعاة سلامة اللغة والتنسيق والاختصار المناسب.
• تعزيز جودة المراسلات بما يدعم التواصل واتخاذ القرارات.

3. تنظيم الاجتماعات وإعداد المحاضر ومتابعة القرارات

• الاستعداد للاجتماعات وتنظيم جدول الأعمال.
• تدوين محاضر الاجتماعات وتوثيق أبرز المناقشات والقرارات.
• تحديد المهام والمسؤوليات الناتجة عن الاجتماعات.
• متابعة تنفيذ القرارات والتكليفات وفق المواعيد المحددة.
• تنظيم المعلومات المرتبطة بالاجتماعات والرجوع إليها عند الحاجة.

4. إدارة المهام والتكليفات ومتابعة الإنجاز

• تنظيم المهام والتكليفات الإدارية وتحديد أولوياتها.
• متابعة تقدم الأعمال ومواعيد التسليم.
• توثيق حالة الإنجاز وتحديد المهام التي تحتاج إلى متابعة.
• تعزيز التنسيق مع فرق العمل والإدارات المعنية.
• دعم الالتزام بالخطط والمواعيد وتحسين انسيابية العمل.

5. مهارات حل المشكلات والتعامل مع ضغوط العمل

• تنمية القدرة على تحديد المشكلات الإدارية وفهم أسبابها.
• التعرف على أساليب التفكير المنظم للوصول إلى الحلول المناسبة.
• ترتيب الأولويات عند تعدد المهام وضيق الوقت.
• التعامل مع المواقف الطارئة بمرونة وهدوء.
• تعزيز القدرة على المحافظة على جودة الأداء في ظروف العمل المتغيرة.

🗓️ اليوم الثالث: التحول الرقمي والتميز في إدارة المكاتب

1. توظيف تطبيقات Microsoft 365 في إدارة الأعمال المكتبية

• التعرف على دور التطبيقات المكتبية في تنظيم الأعمال اليومية.
• توظيف أدوات معالجة النصوص والجداول والعروض في المهام الإدارية.
• الاستفادة من أدوات التقويم والبريد الإلكتروني والتعاون الرقمي.
• تنظيم المعلومات ومشاركة الملفات وفق الصلاحيات المتاحة.
• تحسين كفاءة إنجاز الأعمال من خلال الاستخدام الفعّال للتطبيقات الرقمية.

2. استخدام الذكاء الاصطناعي في أعمال السكرتارية التنفيذية

• التعرف على مجالات الاستفادة من الذكاء الاصطناعي في الأعمال المكتبية.
• الاستفادة من الأدوات الذكية في إعداد المسودات وتلخيص المعلومات.
• دعم تنظيم الأفكار وصياغة المراسلات والتقارير.
• توظيف الذكاء الاصطناعي في تحسين تنظيم المهام وتوفير الوقت.
• مراعاة الدقة والتحقق من المخرجات والمحافظة على سرية البيانات.

3. إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية

• التعرف على أساليب تنظيم الوثائق والملفات إلكترونيًا.
• تصنيف المستندات وترتيبها وفق آليات واضحة.
• تحسين سهولة الوصول إلى المعلومات واسترجاعها.
• التعرف على أهمية حفظ الوثائق وتحديثها وتنظيم صلاحيات الوصول إليها.
• دعم حماية المعلومات وتقليل الاعتماد على الإجراءات الورقية التقليدية.

4. أتمتة المهام المكتبية ورفع الكفاءة والإنتاجية

• التعرف على مفهوم أتمتة الأعمال المكتبية وأهميتها.
• تحديد المهام المتكررة التي يمكن تحسينها باستخدام الأدوات الرقمية.
• الاستفادة من الحلول التقنية في تنظيم سير العمل.
• تقليل الوقت المستغرق في الإجراءات الروتينية.
• تعزيز جودة الأداء ورفع كفاءة إنجاز المهام اليومية.

5. الذكاء العاطفي والمبادرة والاستباقية في دعم القيادات

• تنمية الوعي بالمشاعر وفهم طبيعة التفاعلات المهنية.
• تعزيز مهارات التعامل مع الآخرين وبناء العلاقات الإيجابية.
• تطوير القدرة على توقع الاحتياجات الإدارية والاستعداد لها.
• المبادرة في تنظيم الأعمال ومتابعة المتطلبات قبل تفاقم التحديات.
• تعزيز دور المساعد التنفيذي بوصفه عنصرًا داعمًا لكفاءة القيادات وفاعلية العمل المؤسسي.

👩🏻‍💼 المدربة: غادة بن شنار

مدربة ومستشارة متخصصة في مجالات التخطيط الاستراتيجي والموارد البشرية وإدارة التغيير، تمتلك خلفية أكاديمية ومهنية تدعم تقديم المعرفة الإدارية والاستراتيجية، مع خبرة في مجالات التخطيط والتطوير المؤسسي والحوكمة وإدارة المشاريع.

المؤهلات الأكاديمية والقيادية:

• حاصلة على درجة الماجستير في إدارة الأعمال (MBA) من جامعة أنجليا روسكين البريطانية.
• حاصلة على الزمالة المتقدمة في القيادة الاستراتيجية والابتكار من جامعة توركو الفنلندية.

الشهادات المهنية الدولية:

تمتلك عددًا من الشهادات المهنية، من بينها:

• PMP: شهادة مهنية في إدارة المشاريع.
• SHRM: شهادة مهنية مرتبطة بإدارة الموارد البشرية.
• CIPD: مؤهل مهني في مجال الأفراد والموارد البشرية.
• Prosci: اعتماد مهني في مجال إدارة التغيير.

الخبرات والإنجازات المهنية:

• خبرة في التخطيط والتطوير المؤسسي.
• خبرة في الحوكمة وإدارة المشاريع.
• تخصص في التخطيط الاستراتيجي والموارد البشرية وإدارة التغيير.
• اختيرت ضمن أفضل 100 قائد في الموارد البشرية بالمملكة العربية السعودية لعام 2025.

وتجمع خلفيتها بين التأهيل الأكاديمي والشهادات المهنية والخبرة في مجالات إدارية واستراتيجية متعددة، بما يدعم أهمية الاستفادة من خبراتها في تطوير المهارات المهنية والإدارية.

🌟 أبرز المهارات التي تستهدف الدورة تطويرها

✅ تنظيم الوقت والأولويات وإدارة الأعمال اليومية.

✅ تحسين جودة المراسلات والتقارير التنفيذية.

✅ تنظيم الاجتماعات وتوثيق القرارات ومتابعة تنفيذها.

✅ تعزيز التواصل والتنسيق الإداري.

✅ توظيف الأدوات الرقمية والذكاء الاصطناعي في المهام المكتبية.

✅ تنظيم الوثائق والأرشفة الإلكترونية.

✅ رفع الكفاءة والإنتاجية وتعزيز المبادرة والاستباقية المهنية.

📌 تفاصيل البرنامج التدريبي

📖 اسم البرنامج: مهارات السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب الحديثة.

🗓️ تاريخ البدء: الأحد 15 نوفمبر 2026م

⏰ الوقت: 4:30 مساءً.

المدة: 3 أيام تدريبية.

⌛ الساعات التدريبية: 15 ساعة.

💻 التدريب عن بُعد عبر Zoom

💰 رسوم التسجيل: 130 ريالًا (امكانية الدفع تمارا)

🏅 الشهادة: شهادة معتمدة من المؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني، وفق الإعلان.

🚀 لماذا تنضم إلى هذه الدورة؟

لأن التميز في إدارة المكاتب لا يعتمد على إنجاز المهام فحسب، بل على القدرة على تنظيمها، وتنسيقها، ومتابعتها بكفاءة، وتوظيف التقنيات الحديثة لتطوير أساليب العمل

هذه الدورة فرصة لتوسيع معارفك الإدارية، وتطوير ممارساتك المهنية، وتعزيز استعدادك للتعامل مع متطلبات بيئة العمل الحديثة بثقة واحترافية.

✨ ابدأ رحلتك نحو أداء إداري أكثر تنظيمًا وكفاءة، واجعل مهاراتك المهنية نقطة قوة تميزك في سوق العمل.

طوّر مهاراتك عزز كفاءتك، وارتقي باحترافيتك..